Permissões de usuário em sistema para agência: papéis, módulos e o acesso de cada pessoa

Agência pequena compartilha tudo, até a senha da conta bancária. Agência que cresce descobre rápido o custo disso: o estagiário vê quanto o sócio retira, o freelancer abre a carteira de clientes inteira e ninguém sabe quem mexeu em quê. O controle de acesso deixa de ser burocracia no dia em que a equipe passa de três pessoas.

O problema é o oposto na hora de trabalhar: se o acesso é restrito demais, a equipe perde tempo pedindo informação. O ponto certo é dar a cada um o que o trabalho dele exige, e só isso. O CORReport 2024 lista a rotatividade de talentos e a falta de visibilidade operacional entre os desafios das agências. Gente entra e sai o tempo todo, e cada entrada e cada saída é um momento de dar ou tirar acesso.

Esta página responde às perguntas que donos de agência fazem sobre isso: o que cada função deve ver, como liberar um freelancer, como esconder o financeiro, quem deve ser Admin e como desligar alguém sem perder nada. Para cada resposta, mostramos o que a Mídiamente faz hoje e o que ela não faz.

Como funcionam as permissões de usuário em um sistema para agência?

Cada pessoa tem um login próprio, um papel e uma lista de módulos que pode abrir. O papel é o ponto de partida; os módulos são o ajuste fino. Na Mídiamente existem cinco papéis: Admin, Financeiro, Comercial, Social e Editor. Cada um é uma predefinição de módulos, não uma jaula.

O Admin vê tudo, sempre. Os outros começam com um conjunto que faz sentido para a função e podem ser ajustados pessoa a pessoa. O Dashboard é sempre garantido, para ninguém ficar sem tela inicial. O módulo que a pessoa não tem some do menu. Se ela digitar o endereço da tela, aparece o aviso “Sem acesso a esta área”.

Matriz de papéis e módulos

A tabela abaixo mostra a predefinição de cada papel nos dez módulos do sistema. É o que a pessoa recebe quando você não personaliza nada.

No editor de acesso, os módulos aparecem em cinco grupos, iguais ao menu: Geral, Comercial, Operação, Inteligência e Agência. Dá para marcar um módulo de cada vez ou um grupo inteiro. A lista da equipe mostra, para cada pessoa, quantos módulos ela tem e se o acesso é da predefinição ou personalizado.

Permissão por papel ou por pessoa: qual usar?

Use os dois. O papel resolve a maioria dos casos sem esforço. A personalização resolve a exceção: o social media que também atende o comercial, o freelancer que só precisa do quadro. Ao trocar o papel de alguém, você escolhe se a pessoa herda a predefinição do novo papel ou se mantém uma lista própria.

O que o financeiro, o social media e o editor devem ver?

Cada função deve ver o que usa para entregar o trabalho, e nada além. O financeiro precisa de contas, cobranças e clientes; o social media precisa do quadro, do calendário e dos clientes; o editor precisa das demandas da área dele.

O quadro também ajuda a focar. Quem tem o papel Social abre o Kanban filtrado em Social Media. O Editor abre filtrado em Design e Vídeo. Um botão “Só a minha área” liga e desliga o filtro. É um atalho de foco, não uma trava: a pessoa pode desligar e ver o quadro inteiro. O sino de avisos mostra as demandas dela que vencem hoje e amanhã. Veja o quadro completo em gestão de projetos para agência.

Como evitar que todos vejam o financeiro da agência?

Libere o módulo Financeiro só para quem trabalha com ele. Por predefinição, só Admin e Financeiro têm esse módulo, e sem ele os valores em dinheiro não aparecem.

A proteção vale em mais de um lugar. No Dashboard, os cartões de receita e lucro só aparecem para quem tem o módulo. Na lista de clientes e no perfil do cliente, a parte financeira também some. E as contas a pagar e a receber são bloqueadas no próprio banco de dados para quem não tem o acesso, não só escondidas na tela. O social media faz o trabalho dele sem enxergar a margem da agência. Detalhe do módulo em financeiro para agência de marketing.

• ▸Revise quem tem Financeiro: abra a lista da equipe e confira quem tem o módulo marcado.
• ▸Revise quem tem Copiloto: mesmo raciocínio, pelo motivo da armadilha acima.
• ▸Revise quem é Admin: Admin vê tudo, sem exceção.
• ▸Lembre do CRM: o Comercial vê o valor das propostas no funil. Isso é esperado para quem vende.

Como dar acesso a freelancer sem expor dados de outros clientes?

Crie um login próprio para ele, com o menor conjunto de módulos possível, e desative ao fim do trabalho. Saiba, porém, que hoje o acesso na Mídiamente é por módulo, não por cliente: quem tem Projetos vê as demandas de todos os clientes da agência.

Isso define a decisão. Se o freelancer pode ver a lista de clientes e o quadro, um login com papel Editor e sem Financeiro resolve. Se o contrato com um cliente exige sigilo até para outros prestadores, o login não é o caminho: envie o briefing e receba a entrega fora do sistema, e quem é da casa registra no quadro.

Casos reais de rotina: freelancer, estagiário e financeiro terceirizado

Quem deve ser Admin na agência?

Quem responde pelo negócio: o dono e, de preferência, um sócio ou gestor de confiança. O Admin vê todos os módulos e é o único que cria, edita, desativa e exclui acessos da equipe.

Ter dois Admins não é luxo. Por segurança, o Admin não altera nem exclui o próprio acesso. Se o único Admin precisar trocar o próprio papel, ou se ele sair, outro Admin é quem resolve. O Admin também é o único que grava as chaves de API em Integrações, mesmo que outros papéis abram o módulo.

• ▸Seja Admin: quem assina pelo negócio e quem decide quem entra e quem sai.
• ▸Não seja Admin: quem só precisa ver tudo para trabalhar. Para essa pessoa, personalize os módulos.
• ▸Nunca: freelancer, estagiário ou prestador temporário.
• ▸Revise a cada saída: se um Admin deixa a agência, outro Admin desativa o acesso dele.

Como fazer o onboarding de um funcionário novo na agência?

Em um dia: cadastre a pessoa, crie o login com o papel certo, envie as credenciais e mostre onde estão as demandas dela. O acesso não vai por convite automático: o Admin cria o login e repassa.

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   Cadastre na equipe

   Em Equipe, use Novo membro para registrar nome, cargo, área, papel no fluxo de aprovação e se a pessoa trabalha em home-office. Use o mesmo nome que vai aparecer nas demandas.

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   Crie o acesso

   Em Criar acesso, informe o e-mail e a senha. O sistema já sugere uma senha forte, e você pode gerar outra. A senha precisa de no mínimo 8 caracteres. Escolha o papel; o padrão é Editor.

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   Ajuste os módulos

   Mantenha a predefinição do papel ou marque os módulos um a um. Revise Financeiro e Copiloto antes de salvar.

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   Envie as credenciais

   No fim, o sistema mostra o e-mail e a senha para você enviar por WhatsApp ou copiar. Nenhum e-mail automático é disparado. A pessoa entra na hora, sem precisar confirmar o e-mail.

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   Atribua as primeiras demandas

   No quadro, defina a pessoa como responsável. A partir daí o sino de avisos e a ficha dela passam a mostrar o que é seu.

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   Faça o primeiro acompanhamento

   Na primeira semana, abra a aba Por colaborador em Projetos e confira se a carga dela está equilibrada com a do resto da equipe.

Ficha da equipe e a carga de cada pessoa

Além do login, existe o cadastro da equipe. Ao abrir a ficha de alguém, você vê tudo o que está atribuído a ela: demandas ativas, atrasadas e concluídas, clientes sob sua responsabilidade, calendários editoriais e negócios do CRM. No módulo de Projetos, a aba Por colaborador mostra os entregáveis por área, com o total e quantos estão atrasados, e as tarefas de cada pessoa, inclusive as que estão sem responsável. O papel de cada um no fluxo de aprovação também fica na ficha.

Como tirar o acesso de quem sai da equipe?

Desative o acesso no mesmo dia da saída. Desativar bloqueia o login e mantém todos os dados; excluir remove o acesso de vez.

Na lista da equipe, abra Editar acesso e use Desativar acesso. A pessoa passa a aparecer como Inativo e não consegue mais entrar. Se ela voltar, Reativar acesso devolve o login. Excluir pede confirmação em duas etapas. Em nenhum dos dois casos as demandas somem: elas pertencem à agência e guardam o nome do responsável.

• ▸Desative o login da pessoa na Mídiamente.
• ▸Redistribua as demandas dela pela aba Por colaborador.
• ▸Troque as senhas das redes dos clientes se ela tinha papel Social ou Admin, porque esses papéis viam os logins.
• ▸Revise as chaves de Integrações se ela era Admin.
• ▸Mantenha a ficha no cadastro da equipe, para o histórico continuar consultável.

Senha compartilhada das redes sociais do cliente é um risco?

É. Senha que circula em grupo de mensagem não tem dono, não sai junto com quem sai e ninguém sabe quantas pessoas a conhecem. O mínimo é guardá-la num lugar só, visível para quem opera, e trocá-la quando alguém da equipe deixa a agência.

Na Mídiamente, o perfil do cliente guarda os logins das redes e ferramentas dele, com usuário, senha e observação. Essa seção aparece apenas para os papéis Admin e Social. Quem tem outro papel abre o perfil do cliente sem ver os logins. Quando a própria rede oferece acesso de parceiro ou por função, prefira isso a passar a senha: assim cada pessoa entra com a própria conta e o cliente controla quem está dentro.

O que a LGPD tem a ver com o acesso da equipe da agência?

A LGPD trata do uso de dados pessoais, e uma agência lida com muitos: contatos de clientes, leads do CRM, dados da equipe. Em termos gerais, limitar o acesso a quem precisa costuma ser tratado como boa prática nesse assunto, mas o que sua agência precisa cumprir, e como, é pergunta para orientação jurídica.

O que o sistema oferece é a parte técnica do controle de acesso. Os dados de cada agência ficam isolados no banco por organização: um usuário só lê os registros da agência a que pertence. Dentro da agência, os papéis e módulos limitam o que cada pessoa abre, e o financeiro tem uma trava a mais no banco. Desativar o login de quem sai fecha a porta sem apagar o histórico.

• ▸Mapeie quais dados pessoais a agência guarda e onde.
• ▸Dê acesso só a quem precisa, com login próprio.
• ▸Feche o acesso no dia em que a pessoa sai.
• ▸Converse com um advogado sobre contratos, termos com clientes e o que mais se aplica ao seu caso.

Como trocar de ferramenta de gestão sem perder o histórico?

Exporte e guarde o histórico da ferramenta antiga, e leve para a nova só o que está vivo: clientes ativos, contratos, logins e demandas em aberto. Não há importação automática de outra ferramenta para a Mídiamente hoje, então a migração é feita por cadastro.

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   Guarde o passado

   Exporte da ferramenta antiga o que ela permitir, em planilha ou PDF, e guarde num lugar seguro. Isso é o seu arquivo.

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   Cadastre a equipe primeiro

   Fichas e logins antes de tudo, com os nomes padronizados. Sem isso, as demandas não aparecem na ficha certa.

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   Traga os clientes ativos

   Perfil, contrato, logins das redes e briefing de cada cliente que continua com você.

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   Traga o que está em aberto

   Demandas em andamento, calendário do mês e negócios do funil. O concluído fica no arquivo.

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   Defina a data de corte

   A partir de um dia combinado, tudo novo entra só na Mídiamente. Mantenha a ferramenta antiga apenas para consulta durante a transição.

Se a dúvida ainda é entre planilha e sistema, leia planilha ou sistema de gestão para agência. Para comparar opções, veja como escolher sistema de gestão para agência.

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